GTK 1973-2004, information och kommunikation
Under de trettiotal år jag var på GTK kom mina egentliga uppgifter huvudsakligen att ha göra med information och kommunikation, först som forskare, sedan 19 år som chef för informationsbyrån och slutligen 7 år som kommunikationsdirektör. Till verksamhetsområdena hörde bl. a. de geologiska samlingarna, biblioteket, arkivet, publikationsverksamheten, referensdatabaser, utställningar, PR-verksamhet och mediakontakter. Av olika orsaker blev jag dessutom involverad i många andra saker.
Stenmuseet
Jag blev anställd vid Geologiska forskningsanstalten (som GTK då hette) i november 1972 som överdirektörens assistent för internationella relationer. Det var en ny tjänst som man inte riktigt visste hur den skulle placeras i organisationen. Samtidigt råkade museiföreståndarens tjänst bli ledig så det var praktiskt att placerade mig i hans tjänsterum, och så ledde det snart till att jag blev ansvarig för Stenmuseet, som utgjorde den nedre våningen av en sidobyggnad. Stenmuseet fick dessutom en personal bestående av en forskningsassistent och en tekniker, och vi var direkt underställda överdirektören.
Vi började med att inventera och snygga upp de utställda geologiska samlingarna. Vitrinskåpen fick belysning, mineralsamlingarna ordnades enligt Strunz Mineralogische Tabellen och alla stuffer fick enhetliga etiketter. Stenmuseet var öppet för allmänheten alla vardagar under vanlig arbetstid och också några timmar på söndagarna. Museet besöktes speciellt av intresserade amatörgeologer och skolklasser. Då GTK hade gäster var det också vanligt att inkludera ett besök i museet. Jag ställde ofta upp som mer eller mindre frivillig guide då jag tyckte det var intressant och lärorikt att få umgås med personer med helt olika bakgrund. Samtidigt fortsatte jag att vara överdirektörens assistent och blev involverad bl.a. i utvecklingssamarbete i Afrika och tekniskt-vetenskapligt samarbete med Sovjetunionen, varom mera i andra sammanhang.
Dagisbarn på besök i Stenmuseet.
År 1974 grundades ett nationellt borrkärnförråd i Loppis. Stenmuseet fick ansvaret för att utveckla ett fungerande system för insamling, lagring och dokumentation av borrkärnor från prospekterings- och malmletningsorganisationerna i landet, samt utarbeta regler och ordna faciliteter för framtagning, loggning och provtagning av materialet. Borrkärnarkivet och den detaljerade informationen om resultaten av djupborrningar vid malmletning, gruvdrift och bergsbrytning har med åren fått en betydande roll inom malmletningen i Finland.
Borrkärnförrådet i Loppis.
Informationsbyrån
Informationsbyrån hade bildats 1973 genom en sammanslagning av biblioteks-, arkiv-, litteratur-, publikations- och karttjänsterna. Följande år anslöts också stenmuseet, borrkärnförrådet och fotolaboratoriet till informationsbyrån.
Samtidigt utvidgades informationsbyråns verksamhet till att utarbeta ett nationellt geologiskt dataregister. Jag fick i uppdrag att förbereda det omfattande arbetet genom att utreda hur mycket arkivmaterial det fanns i de olika geologiska organisationerna i landet. Chefen för informationsbyrån, Marjatta Okko, såg till att jag samtidigt fick utbildning till informatiker genom en ettårig kurs i informationstjänst 1974-1975. Specialarbetet var “Selvitys Suomen geologisesta tietoaineksesta tietorekisterin kannalta“. Av stiftelsen Outokumpu Oy:n Säätiö fick jag dessutom ett stipendium för ett studiebesök till BRGM (Bureau de Recherches Géologiques et Minières) i Orléans-la-Source i Frankrike för att bekanta mig med deras adb-baserade system för informationstjänst hösten 1975. Allt det här ledde till att informationstjänster, referensdatabaser och internationellt samarbete under tiotals år kom att ha en central roll i mitt annars nog mycket mångsidiga och omväxlande arbetsliv.
Marjatta Okko blev utnämnd till de nordiska ländernas första professor i biblioteksvetenskap och informatik vid Tammerfors universitet. Det ledde till att jag blev chef för informationsbyrån 1978, en ställning som jag innehade till 1998 då jag blev kommunikationsdirektör. Det kan kanske låta ganska tråkigt att vara byråchef i ett tjugotal år, men det var allt annat än det.
Till informationsbyrån hörde ju redan biblioteks-, arkiv-, litteratur-, publikations- och karttjänsterna, stenmuseet, borrkärnförrådet samt fotolaboratoriet, som också producerade informations- och dokumentärfilmer. Senare anslöts ADB-gruppen, reprofotograferingen och informatören till informationsbyrån, som då tillsammans omfattade cirka 30 personer. Jag fick vara med om att utveckla alla dessa verksamheter under en tidsperiod då datorerna och digitaliseringen revolutionerade arbetslivet. Det grundades tiotals arbetsgrupper för att utreda olika alternativ samt förbereda, planera och underlätta övergången till nya arbetsmetoder. Samtidigt fick jag många fler personliga uppgifter, som inte alltid hade direkt med informationsbyråns verksamhetsfält att göra, ofta med anknytning till olika typer av internationellt samarbete med geologiska organisationer i Sovjetunionen, Norden, Europa och Afrika.
Referensdatabaserna
Utredningen 1975 om ett möjligt nationellt geologiskt dataregister påvisade att ett sådant är både önskvärt och nödvändigt. I de geologiska arkiven hade lagrats opublicerat material, som kvantitativt var betydligt mera omfattande än den publicerade geologiska litteraturen. Det fanns ett tydligt behov att underlätta informationssökningen och förbättra tillgängligheten och utnyttjandet av det här materialet, och därigenom minska riskerna för onödig dubbelforskning och dyr malmletning i redan undersökta områden. Eftersom rapporterna i allmänhet ger hänvisningar om olika typer av information som finns för ett visst område, var det ändamålsenligt att påbörja dataregistret med att grunda ett rapportregister.
Rapportregistret, som senare döptes till RAPGEO, var till att börja med enkelt uppbyggt och anpassat till operativsystemet i Geologiska forskningscentralens HP 3000 dator. Det flyttades 1987 till GTK:s VAX 785-dator som en Rdb/VMS-databas och har senare under årens lopp genomgått många överflyttningar till olika datatekniska plattformer. Rapportregistret ingår för närvarande (2016) i GTK:s informationstjänst “Hakku”.
Då vi väl kommit igång med rapportregistret var det naturligt att börja överväga hur vi på motsvarande sätt skulle handskas med informationen om den publicerade geologiska litteraturen om Finland. Det var en betydligt mer krävande uppgift. Vi ville att den bibliografiska databasen över Finlands geologi skulle vara kompatibel med vissa, både internationella och nationella bibliografiska databaser, för att möjliggöra utbyte och distribution av bibliografiskt material. De internationella databaserna var den amerikanska GeoRef och den franska PASCAL/GEODE och den nationella databasen var KATI, som upprätthölls av de vetenskapliga bibliotekens ADB-enhet. Databaserna var alla lyckligtvis mer eller mindre baserade på MARC-standardformatet för bibliografiska data, så det gällde bara att anpassa sig efter det. Materialet som togs med i den bibliografiska databasen indexerades, dvs. förseddes med engelska och finska nyckelord.
Den bibliografiska databasen om Finlands geologi, som döptes till FINGEO, började 1985 matas in i den nationella vetenskapliga referensdatabasen KATI och blev den vägen allmänt tillgänglig och sökbar, medan den del av materialet, som ansågs vara av internationell betydelse, också skickades till de internationella geologiska referensdatabaserna. Samtidigt genomgick datatekniken under den tiden stora förändringar. Man utvecklade och prövade olika system på olika håll. Det var tidskrävande och tålamodskrävande.
Så småningom blev arbetet med referensdatabaserna rutin och vi kom att tänka på att också flera andra av informationsbyråns verksamheter kunde underlättas om informationen om det omfattande materialet var organiserat i databasform. Det gällde speciellt de stora samlingarna i biblioteket, stenmuseet och borrkärnförrådet. Insamlingen och inmatningen av informationen kunde ske på många olika sätt, men det var väsentligt att ha en datastruktur med likartade datafält i de olika databaserna. Under 1990-talet standardiserades webben och Internet kom i allt allmännare användning. Informationsbyrån kunde 1996 lägga ut ett tiotal databaser på Internet på adressen info.gsf.fi för både internt och externt bruk.
När Finland 1995 blev medlem i EU öppnades landets gränser för internationella gruv- och malmletningsföretag, som gjorde en massa ansökningar om malmletningstillstånd och ville få information om Finlands geologi och mineralförekomster. Reglerna trädde i kraft redan ett år tidigare då Finland var medlem av EES (Europeiska ekonomiska samarbetsområdet). Ansökningarnas antal blev så stort att gruvbyrån vid Handels- och industriministeriet på Alexandersgatan i Helsingfors behövde hjälp med behandlingen, och jag lånades därför ut till ministeriet under sommaren 1994. Det var ju meningen att jag skulle vara tjänstledig från mitt jobb som chef för informationsbyrån vid GTK, men i praktiken blev det så att jag åkte hem via GTK i Otnäs för att kolla posten, och en stor del av den gällde saker som jag var personligen så involverad i att min vikarie inte kunde sköta dem. Det blev långa arbetsdagar. De utländska företagen behövde så fullständig information som möjligt om geologin i de områden de var intresserade av. Informationsbyråns databaser på Internet blev mycket uppskattade. Det var uppenbarligen helt unikt att då i mitten av 1990-talet ha ett tiotals databaser med mångsidigt material om ett lands geologi lätt tillgängligt.
Genom extrajobbet på gruvbyrån och genom kontakterna med de utländska gruvbolagen fick jag insyn både i gruvlagen och i bolagens problem att förstå lagen. Tillsammans med några kolleger på GTK gjorde vi guide för att underlätta tolkningen av gruvlagen: Introduction to mineral legislation in Finland. 2nd revised edition, 8 p., 1996, Geological Survey of Finland. Compiled by Kortman, C., Nurmi, P. A. & Vuotovesi, T.
År 2003 då informationsbyrån fyllde 30 år fanns 16 databaser allmänt tillgängliga i Internet med sammanlagt över 150 000 objekt som delvis kunde sökas samtidigt. Databaserna gav information bl.a. om geologiska publikationer, rapporter och kartor, borrningar, fotografier och forskningsprojekt. Informationen i databaserna har senare blivit integrerad i olika specialiserade informationstjänster, se t.ex. http://www.gtk.fi/tietopalvelut/ .
Kommunikationen
I GTK, liksom i andra organisationer både inom den offentliga och den privata sektorn, blev det allt vanligare med större eller mindre omorganiseringar. Man kunde urskilja åtminstone tre olika orsaker. Varje gång det kom en ny högsta chef kunde man vänta sig en omorganisering inom ett år, ofta efter att det “gemensamt” hade gjorts en ny strategi. De här omorganiseringarna var uppenbarligen beställda av ministeriet som hade utnämnt generaldirektören, och målsättningen reflekterade de då rådande politiska konstellationerna. Ibland skedde det så stora politiska, ekonomiska eller sociala förändringar i det omgivande samhället, att organisationen måste göra omorganiseringar för att visa att man hänger med i utvecklingen. Och sedan förekom det ju mindre omorganiseringar som ibland hade att göra med att det fanns ett behov att åsidosätta någon olämplig person av en eller annan orsak. Det brukade kallas “lateral arabesk”.
På 1990-talet började man allt oftare tala om “kommunikation” i olika sammanhang. Informationsteknologin (IT) blev Informations- och kommunikationsteknologi (IKT). Också inom statliga organisationer började man tala om att organisationen skall vara kundinriktad och bättre kunna kommunicera med kunderna, samhället och beslutsfattarna. Det förväntades också ökad synlighet och tydligare växelverkan med omgivningen. GTK hängde med i utvecklingen. I samband med en större omorganisering bildades en ny organisatorisk enhet med namnet Kommunikation, på finska Viestintä och på engelska Communications. Jag blev utnämnd till chef för den nya Kommunikationsenheten 1.1.1998 och verkade som kommunikationsdirektör i 7 år ända tills jag gick på pension.
Kommunikationsenheten började sin verksamhet 1998 med en personal på cirka 40 personer. Dit hörde då ADB-underhållet, informationsbyrån med bl.a. biblioteket, publikationsverksamheten, arkivet, webbunderhållet, stenmuseet, utställningar, fotolaboratoriet och borrkärnförrådet samt marknadsföringen. De här verksamheterna var jag bekant med, men det nya som förväntades av mig var att planera och utveckla kommunikationen. Det var ganska jobbigt i början. Jag fick lära mig att handskas med termer som strategier, visioner, missioner, mål och värderingar. Alla tycktes dock ha sina egna uppfattningar om de här sakerna.
Till att börja med fick jag som uppgift att utarbeta en kommunikationsplan för GTK. Målet var att göra GTK:s image tydligare, att föra fram GTK i offentligheten samt uppnå och upprätthålla olika målgruppers förtroende. Genom aktiv och effektiv kommunikation ville man ge en riktig bild av GTK som en kundorienterad tjänste- och expertorganisation. Samtidigt ville man betona den geologiska informationens betydelse och mångsidiga användbarhet. Åtgärdsplanen skulle ange vilka aktiviteter som riktas till olika målgrupper genom vilka kanaler och genom vilka medier. Jag lyckades åstadkomma ett dokument som högtidligen behandlades och godkändes av direktionen.
En av åtgärderna som nämndes i kommunikationsplanen var att utarbeta grafiska regler med en grafisk manual och en logotyp för att ge GTK en enhetlig och gemensam visuell identitet. Reglerna skulle följas i all extern kommunikation i alla medier, i såväl tryckt som digitalt material. De grafiska reglerna gjorde det lättare att kommunicera tydligt, de skapade igenkänning och ökad synlighet, de ökade trovärdigheten och gav ett professionellt intryck. I början var det svårt att få en del individuellt lagda forskare att acceptera att det fanns regler för hur deras alster skulle presenteras, men det blev rutin med tiden.
Exempel på GTK:s publikationer. Foto GTK.
För att öka den stora allmänhetens intresse för geologi och för att visa vilken nytta kunskap om geologi och geovetenskap ger samhället, började vi organisera en “Geologins Dag” med evenemang på olika håll i landet. Idén hade jag stött på i Sverige i samband med nordiskt samarbete. Den första Geologins Dag arrangerades mars 1998 i GTK:s regi i Kuopio. Följande år firades den i Esbo, Kuopio och Rovaniemi. Till evenemanget i Esbo fick vi dåvarande handels- och industriministern Erkki Tuomioja att hålla öppningstalet.
För att göra Geologins Dag riktigt nationell måste vi få den antagen i Nationalkommittén för Geologi i Finland, där de större geologiska organisationerna i landet är representerade. Det gick lite trögt, då det blev klart att de deltagande organisationerna inte fick extra bidrag för det här, utan skulle delta med egna medel, men det lyckades så småningom. De första riksomfattande Geologins Dagarna arrangerades 2004 på ett tjugotal orter runt om i landet med utställningar, seminarier, föreläsningar och utfärder. För att betona geologins betydelse för bl.a. råvaru-, vatten- och energiförsörjningen användes det mottot “Utan geologiskt kunnande skulle människan troligen leva kvar i stenåldern”.
GTK:s årsberättelser hörde också till mitt ansvarsområde. Det var välbekant då informationsbyrån hade skött om redigeringen och kontakterna med tryckeriet sedan 1970-talet. Nu blev jag dessutom ansvarig för moderniseringen av det allmänna utförandet och ombads att göra utkast till högsta ledningens förord. Det gällde att hålla reda på vilka termer och begrepp som var på modet just det året, och vilka som redan var passé.
Till kommunikationsenheten hörde också public relations. För mediakontakterna hade vi en erfaren informatör som ordnade pressmeddelandena och med jämna mellanrum grävde fram något forskningsresultat eller liknande som hade nyhetsvärde. Jag lärde mig att nyheter inte bara sker, utan att de delvis produceras av yrkeskunnigt folk. För informationsutbytet på nätet hade vi en webbmaster. Den inhemska och den internationella marknadsföringen hörde också en tid till kommunikationsenheten.
I samband med de praktiskt taget årligen återkommande omorganiseringarna sammanfördes 2001 specialister från olika operativa enheter till skilda grupper för geografiska informationssystem (paikkatietopalvelut) och systemutveckling (sovelluskehitys). Bägge grupperna omfattade cirka 15 specialister och de placerades i kommunikationsenheten som då omfattade över 60 personer. Hela GTK hade då en personal på lite över 800.
En större omstrukturering av GTK genomfördes 2002. I samband med den bildades en ny enhet för dataadministration (tietohallinto) dit största delen av kommunikationsenheten flyttades, medan kommunikationsdirektören placerades i ledningens stabsenhet (johdon esikunta) dit jag alltså hörde under mina tre sista år på GTK till pensioneringen 31.12.2004.
GTK sammandrag
Mina 32 år på GTK var en intressant och berikande tid. De formella arbetsuppgifterna och tjänsteställningarna var under årens lopp huvudsakligen förknippade med informationstjänst och kommunikation med anknytning till geologi. Jag fick på så sätt också utöva två nya yrken, informatiker och kommunikatör, som kan verka ligga långt från min utbildning och mina första år inom yrkeslivet som var malmgeologi. Det var likväl fascinerande att få möjlighet att kombinera kunnande och färdigheter från olika områden i sitt dagliga värv.
I praktiken använde jag dock bara en del av min tid som informationschef och kommunikationsdirektör till planeringen och ledningen av verksamheterna. Den mest krävande uppgiften var att årligen få tillräckliga resurser för de planerade aktiviteterna (plus de oplanerade men nödvändiga aktiviteterna som dök upp under årets lopp.) Själva rutinverksamheterna sköttes till största delen av en erfaren och motiverad personal. Vissa svårigheter uppstod naturligtvis då t.ex. arbetsmetoderna måste ändras i samband med införandet av ny teknik. Det brukade dock ordna sig då chefen satte sig in i problemet tillräckligt ingående för att på ett trovärdigt sätt kunna diskutera de olika alternativen med de berörda parterna. Vid större omställningar tillsattes arbetsgrupper för att gå genom sakerna ordentligt och ge så många som möjligt en möjlighet att delta i processen. Det tog ju sin tid men det brukade bli bra till sist.
Under mina år på GTK fick jag av olika orsaker många uppgifter och uppdrag som inte alltid direkt hade något att göra med mina egentliga arbetsuppgifter som tjänsteman. Jag blev framför allt involverad i olika typer av internationellt samarbete. Det var bl.a. utvecklingssamarbete i Afrika, tekniskt-vetenskapligt samarbete med Sovjetunionen, internationellt samarbete mellan geologiska informationstjänster, nordiskt geologiskt samarbete, europeiskt geologiskt samarbete samt deltagande i de stora internationella geologiska kongresserna som arrangerades vart fjärde år någonstans i världen. Mera om det internationella samarbetet i följande avsnitt.
-> Tillbaka till GTK
Caj Kortman 